A VLB elemeinek a bevezetéséhez és a program fenntartásához – a hatékony eredmény elérése érdekében – szükséges egy Intézményi VLB koordinátor kijelölése.

• Intézményi VLB koordinátor kijelölése
  Az Intézményi VLB koordinátor megtalálása, kijelölése történhet többféleképpen. Fontos azonban, hogy az Intézményi VLB koordinátor olyan személy legyen, aki úgy gondolja, a kommunikáció fejlesztése a fiatalok közt, a társas-érzelmi készségek általános fejlesztése, az iskolai légkör javítása, valamint a tanárok egymás közti kapcsolatainak fejlesztése szükséges az intézmény és saját céljai eléréséhez. Szerencsés lehet, ha maga a leendő Intézményi VLB koordinátor kezdeményezi az iskolában a VLB elemeinek bevezetését.
• Ki legyen az Intézményi VLB koordinátor?
  Az Intézményi VLB koordinátor lehetőleg iskolapszichológus, iskolai szociális segítő, osztályfőnök, munkaközösségvezető legyen, aki rendelkezik legalább mentálhigiénés/kommunikációs végzettséggel, és az intézményben dolgozókkal aktív munkakapcsolatot ápol.
• Intézményi VLB koordinátor feladata
  Megismerkedik a VLB program céljával, elemeivel, annak iskolai felhasználhatóságával, kereteivel, a vállalt kötelezettségekkel, a program irányelveivel. Ennek során, ha szükséges, a VLB központi koordinátor online vagy személyes konzultációra lehetőséget ad.
  
  Tájékoztatja az intézményt és a pedagógusokat a VLB program lényegéről, a bevezetésével járó feladatokról, alkalmazhatóságáról és várható eredményeiről, hatásairól.
  
  Koordinálja a programot az intézményen belül, összefogja a feladatokat és szükség esetén kapcsolatot tart a VLB projekt központi koordinátorával.

A VLB elemeinek a bevezetéséhez szükséges feltételek intézményenként különbözőek. Az alábbi lépések végrehajtása azonban a legtöbb esetben szükséges és érdemes a program elfogadása, elfogadtatása céljából.

• VLB hosszú távú terv elkészítése
  Az Intézményi VLB koordinátor meghatározza, a VLB program mely elemeit és milyen határidővel szeretné bevezetni az intézményben. Ebben a VLB központi koordinátora segítséget nyújt az eddigi tapasztalatok alapján, beleértve a szükséges eszközöket, reális határidőket, végrehajtható elemeket. Ezekre az elemekre ezen a linken talál javaslatot, azonban ezek a VLB központi koordinátorával egyeztetve tetszőlegesen bővíthetők az intézmény lehetőségeinek és szükségleteinek megfelelően.
• VLB elemek elfogadtatása az intézménnyel
  • Az Intézményi VLB koordinátor megismerteti az intézményvezetőt a VLB projekttel és az ahhoz kapcsolódó iskolai program tervezett megvalósításának részleteivel.
    • a. Célok (VLB általános célja; tervezett iskolai program célja)
    • b. Tervezett iskolai tevékenységek (pl. egyéni, osztály, közösségi szint; feladatok jellege; bevonásra kerülők köre, stb.)
      • i. A program menetrendje
        
      • ii. Határidők
        
      • iii. Eszközigény
        
      • iv. Személyi feltételek
        
      • v. Jutalmazás, motiválás
        
      • vi. Tanulóknak kiadott anyagok (pl. gyakorlatlista, kitűző, matrica, információs anyagok stb.)
        
      • vii. Pedagógusoknak adott segédanyagok, eszközök
        
      • viii. Szülőknek szóló tájékoztatás módja (szülői értekezlet, SZMK gyűlés, email, e-napló)
        
      • ix. Adatvédelemmel kapcsolatos kérdések
        
    • c. Résztvevőknek nyújtandó, esetleg szükséges támogatás módja
    • d. Iskola által biztosítandó feltételek, vállalások
    • e. VLB projekt által biztosított támogatás jellege, módja, rendszeressége
    • f. Publikáció, médiamegjelenés
    • g. Eredményesség mérése, visszajelzés
  
  
  • Intézményvezető tájékoztatja a fenntartót, szükség esetén a program fenntartói engedélyeztetése
  
  
  • Együttműködési megállapodás megkötése a VLB központi koordinátorral (opcionális)
  
  
  • Az Intézményi VLB koordinátor tájékoztatja a nevelőtestületet a programról, ehhez segítséget kap szükség esetén a VLB központi koordinátorától (ppt)

A végrehajtás módja a kiválasztott, megvalósítandó VLB elemektől függ. Az alább felsorolt lépések abban segítenek, hogy az Intézményi VLB koordinátor vagy az intézmény kiválassza azokat, amelyek szükségesek egy-egy elem megvalósításához.

• Az Intézményi VLB koordinátor megtervezi az adott tevékenységhez szükséges anyagokat, kiegészítőket (kitűző, karkötő, feladatlapok, matricák, egyéb segédanyagok).


• Az Intézményi VLB koordinátor egyeztet az osztályfőnökökkel vagy más felelős pedagógusokkal a VLB programelem pontos részleteiről, az általuk elvégzendő feladatokról, határidőkről.


• A végleges programterv és anyagok megismertetése az osztályfőnökökkel, munkaközösségvezetőkkel, annak tervezett iskolai megvalósításának módjával, menetével, az osztályfőnökök, pedagógusok, esetleg a szülők feladataival.


• Az Intézményi VLB koordinátor egyeztet a VLB központi koordinátorával és megrendeli a résztvevőknek szóló anyagokat (pl. kitűző, karszalag).

A program elemeinek kivitelezése. Az egyes elemekhez tartozó részfeladatok az elemeknek megfelelően különbözőek lehetnek, egyes elemek folyamatos ösztönzést igényelhetnek.

a. Az Intézményi VLB koordinátor ellenőrzi, hogy a program a tervnek, céloknak, VLB irányelveknek megfelelően folyik-e → szükség esetén segítséget nyújt, illetve segítséget kér a VLB központi koordinátortól.

b. Az Intézményi VLB koordinátor motiválja a programban való részvételre – az elemek tartalmának, illetve a megállapított végrehajtásnak megfelelően - a diákokat, pedagógusokat, esetleg szülőket, az intézmenyben elfogadott és megvalósítható kereteken belül (személyes foglalkozások, közös programok, szülői értekezletek, tanórák keretében stb.)

c. Emlékeztető anyagok megosztása a honlapon és a social media felületeken, emlékezettő üzenet a szülőknek, gyerekeknek a menetrendnek megfelelő lépésekről.

d. A részvétellel kapcsolatos visszajelzések összegyűjtése, összegzése, értékelése.

e. Jutalmak beszerzése. Egyes elemek végrehajtásához eredményhirdetés, jutalom kapcsolható az intézmény lehetőségeinek megfelelően, akár rendszeres időközönként (pl. havi dicsőségtábla). Az esetleges támogatókkal való egyeztetésben a VLB központi koordinátor segítséget nyújt.

• i. Előtte szükség esetén egyeztetés/jóváhagyás az intézményvezetővel.
• ii. Szükség esetén a pedagógusok vagy szülők segítségével, bevonásával.
• iii. Ha van, akkor oklevelek elkészítése, nyomtatása, megírása.
• iv. Ajándékok előkészítése.
• v. Eredményhirdetéssel, díjátadóval kapcsolatos szervezési feladatok elvégzése.

f. Díjátadó, ha van, előkészítése, végrehajtása. Érdemes lehet, amennyiben az egyes elemek végrehajtásához valamilyen értékelés és jutalmazás kapcsolódik. Akkor is érdemes egyfajta díjátadó keretében értékelni, ha nem tárgyi jutalomról, hanem erkölcsi jutalomról van szó (pl. dicsőségtábla).

• i. Összegzés, visszajelzés.
• ii. Jutalmazás.
• iii. Dokumentáció elkészítése.
• iv. Fotózás.

A VLB iskola számára fontos, hogy az üzenet eljusson mind a diákokhoz, mind a szülőkhöz, amihez szükséges a megfelelő PR tevékenység. Ez segíti az intézmény pozitív képének kialakítását (olyan intézmény, ahol könnyebben kommunikálnak egymással), a közvélemény tájékoztatását, valamint a kommunikációval kapcsolatos ismeretek, szükséges készségek terjesztését.
Fontos a PR tevékenység megtervezése és végrehajtása. A megjelenések lehetnek folyamatosak, illetve az egyes elemek megvalósításához kötöttek. Az egyes programelemek a VLB általános PR tevékenysége mellett külön tájékoztatást, híradást is igényelhetnek (pl. egy programidőszak), amely segít hatékonyan végrehajtani a szükséges tevékenységeket. Ennek érdekében az Intézményi VLB koordinátor megtervezi, elkészíti az információs és PR anyagokat.
A PR tevékenységben a VLB központi koordinátor segítséget nyújt sablonokkal, esetleg tervezési, grafikai segítséggel, vagy megosztva a más intézményekben már felhasznált anyagokat, valamint tanácsokkal a szükséges SM tevékenységekkel kapcsolatban.

• Tájékoztató és PR anyagok megtervezése
  • i. Szülői tájékoztató
  • ii. Tájékoztató a diákoknak
  • iii. Tájékoztató honlapon, iskolaújságban, más felületen
  • iv. Iskolai honlapra szóló anyag(ok), a programhoz kapcsolódó ismeretterjesztő anyagok (pl. kommunikáció fontossága, személyiségfejlesztő hatása)
  • v. Plakátok
  • vi. Tervezett social media anyagok (felhívás, motiválás, határidőkre figyelmeztetés)


• Menetrend elkészítése, megtervezése
  • i. Publikus, nyilvánosságra hozható
  • ii. Belső határidőkkel, dolgozóknak


• Egyéb, a VLB elemek megvalósításához szükséges információs, tájékoztató anyagok megtervezése. Ezek nagymértékben függnek a választott VLB elemektől.
  • i. Összeállított gyakorlatok listája, más, kiosztandó anyagok
  • ii. Egyes elemekhez tartozó PR vagy nyomtatandó anyagok


• A megtervezett anyagokat az Intézményi VLB koordinátor jóváhagyatja az intézményvezetővel, szükség esetén módosítja és újbóli jóváhagyásra bocsátja. Az egyeztetés során szükséges a tervezett anyagok egyeztetése a VLB központi koordinátorával is.
  


• Az elkészült anyagok bemutatása a szülői munkaközösség képviselőinek.
  


• Nyomtatásra szánt anyagok kinyomtatása
  


• Szülői tájékoztató megosztása a szülőkkel az iskolában szokásos módon (pl. email, KRÉTA üzenet).
  


• A tanulók tájékoztatása a programról az intézményben szokásos módon (pl. az osztályfőnökök segítségével, iskolagyűlés keretében, hirdetőtáblán stb.)
  


• Aktív PR tevékenység
  • i. Offline megjelenések elhelyezése (plakátok, faliújság, matricák).
  • ii. Közösségi média felületeken posztok, felhívások elhelyezése.
  • iii. Programmal kapcsolatos információk megosztása az iskola honlapján.
  • iv. Bővebb ismeretterjesztő anyagok elhelyezése az iskola honlapján vagy nyomtatott hírlevelében.
  • v. Médiamegjelenések (híradások, cikkek) a programról, pl. helyi sajtóban sajtókapcsolatokon keresztül.
  • A hírek, posztok, megjelenések linkjének, tartalmának eljuttatása a VLB központi koordinátorhoz a központi honlapon és közösségi média felületeken történő megosztás céljából.

A VLB környezet és a kapcsolódó tevékenységek bevezetésének és fenntartásának a hatékonyságát mérni szeretnénk. Ennek célja egyrészt a folyamatos fejlesztés (gyakorlatok és környezet megvalósíthatósága, megfelelősége, hatékonysága), valamint ugyanilyen fontos, hogy a közösség, ahol a gyakorlatokat végrehajtják, reflektáljon rájuk, és megbizonyosodhasson afelől, hogy azok valóban segítik a kommunikációt. A mérés a VLB központi koordinátorával való egyeztetés alapján történik, az adatvédelmi irányelvek maximális figyelembevételével.

a. Visszajelzés a tapasztalatokról, eredményekről

b. Esetleges mérőeszközök használata, eredmények gyűjtése

c. Fenntartásra vonatkozó tervek elkészítése a VLB központi koordinátorral együttműködve